Fungsi dan Tujuan Perencanaan

Fungsi dan tujuan perencanaan

Tujuan pembelajaran

1. Mengerti apa manajemen perencanaan dan kenapa itu penting sekali

2. mengidentifikasi dan menganalisa beberapa jenis perencanaan dan hubungannya satu sama lainnya

3. mendiskusikan beberapa langkah perencanaan dengan menggunakan lougika

4. belajar pentingnya untuk mengembangkan perencanaan ke arah msa depan

5. belajar pentingnya untuk mengembangkan perencanaan sesuai dengan situasi

Dalam mendesain lingkungan yang cocok bagi para pekerja harus dimengerti mengenai tuujan dan metode yang dipakai. Jika ingin pekerjaan efektif orang harus tahu apa yang mereka ingin capai. Inilah fungsi perencanaan. Ini adalah dasar dari semua fungsi manajemen. Ini melibatkan semua jalan yang ada di masa depan dalam perusahaan serta department yang ada di dalamnya. Diperlukan tujuan perusahaan serta target departmen dan cara untuk mencapainya.perencanaan membutuhkan pendekatan logika. Sangat membutuhkan kemampuan manajer dalam berinovasi menciptakan sesuatu yang baru.

Seperti fungsi manajer pada chapter 3, perencanaan sebagai dasar menentukan apa yang ingin dicapai perusahaan, cara yang digunakan, fungsi – fungsi organisasi dan siapa yang bertanggung jawab. Walaupun masa depan jarang bisa diramalkan dengan perencanaan bisa diantisipasi. Perencanaan adalah langkah intelek dengan kesadaran untuk beraksi dengan perkiraan – perkiraan.

Perencanaan sudah bertahan selama 4 dekade dalm perusahaan – perusahaan. Walaupun pada fungsi produksi kadang tidak bisa diandalkan. Bagian produksi tanpa perencanaan akan semrawut. Para manajer juga akan memperkirakan pendapat jangka panjang mengenai pendapatan. Tapi perencanaan akan mengejar fungsi manajemen pada perusahaan.

Sekarang perusahaan lebih melibatkan aspek perencanaan dalam segala aspek organisasinya. Dan menurut Mckaye dan Hughes revolusi perencanaan sama besarnya dengan revolusi teknologi dalam perusahaan.

Kita dalam era dimana perencanaan menguasai segala aspek kehidupan. Pertumbuhan dunia yang semakin maju membawa resiko persaingan dan kompetisi. Perencanaan dapat memperkecil resiko ini.

Dengan segala kemajuan teknologi perencanaan bisa semakin rumit dan bermasalah. Perencanaan yang baik memerlukan prinsip, teori metode dan teknik yang tepat. Banyak kesalahan dikarenakan dasar – dasar yang kurang kuat dalam perencanaan.

Fungsi perencanaan

Fungsi perencanaan dapat dilihat dari 4 aspek utama:

1. Kontribusi pada tujuan

2. Keutamaan perencanaan

3. Penembusan rencana

4. Efisiensi perencanaan

- Kontribusi Pada Tujuan

Tujuan semua perencanaan adalah memfasilitasi perusahaan dalam mencapai semua tujuannya. Merupakan prinsip utama dalam mencapai tujuan bersama perusahaan.

- Keutamaan Perencanaan

Perencanaan adalah perintah yang berfungsi untuk melakukan eksekusi berjalannya fungsi manajemen.

Walaupun perencanaan juga bersifat aksi, tapi juga bisa menunjang tujuan bersama perusahaan. Selain itu perencanaan harus dibuat sebelum fungsi manajemen yang lain. Tentu saja semua fungsi harus juga direncanakan agar berjalan secara efektif.

Perencanaan dan pengawasan tidak bisa dipisahkan. Kegiatan yang tidak direncanakan tidak dapat direncanakan, kontrol mengikuti jalur – jalur yang ada pada perncanaan.

- Penembusan Rencana

Perencanaan merupakan fungsi dari manajer, meskipun karakter dan pelaksanaannya dari perencanaan bermacam – macam tergantung dengan otoritas dan kebijakan alami serta dibatasi oleh kekuatan. Hal tersebut secara virtual tidak mungkin untuk membatasi dari lingkupan pilihan perencanaan.

Pengenalan terhadap penembusan perencaaan melangkah jauh dalam mengklarifikasi pada bagian dari sejumlah siswa yang mempelajari ilmu manajemen menuju pembedaan antara pembuatan kebijakan (penyiapan penuntun untuk berfikir dalam membuat keputusan) dan pekerja administrasi, atau antara manajer dan pekerja administrasi atau pengawas. dikarenakan delegasi autoritas atau posisinya dalam organisasi, mungkin membutuhkan lebih banyak perencanaan atau perencanaan yang lebih penting dibandingkan yang lain, atau perencanaannya mungkin lebih mendasar dan lebih aplikatif pada porsi yang luas terhadap perusahaan / swasta dibanding terhadap yang lain. Bagaimanapun juga, semua rencana manajer - dari presiden hingga pengawas -. dibatasi oleh prosedur – prosedur garis pandu yang jelas dan tegas.

- Effisiensi dari Rencana

Efisiensi terhadap rencana diukur menurut kontribusi sejumlah rencana terhadap beberapa tujuan dan obyektivitas sebagai hasil dari pengeluaran biaya dan kosekuensi lain yang diperlukan untuk merumuskan dan menjalankannya. Konsep efisiensi ini mempunyai implikasi terhadap rasio normal daripada pemasukan dan pengeluaran.

Banyak manajer memiliki berbagai recana yang mungkin tidak efisien jika biaya yang dikeluarkan lebih besar dari pada hasil yang dicapai. Rencana mungkin juga tidak efisien dalam mencapai obyek bila membahayakan kepentingan/kepuasan kelompok.

Tipe – tipe Rencana

Kegagalan beberapa manajer untuk mengenali berbagai macam rencana seringkali menyebabkan kesulitan / hambatan dalam membuat perencanaan yang efektif. Tipe – tipe rencana diklasifikasikan menjadi beberapa macam antara lain : tujuan atau misi, obyek, strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, program dan dana.

1. Tujuan atau Misi

Bila diartikan secara menyeluruh, setiap macam kelompok organisasi dalam operasinya memiliki setidaknya tujuan atau misi menurut bidangnya masing – masing. Kadang – kadang sulit dibedakan antara tujuan dan misi. Adalah nyata bahwa pada beberapa bisnis atau perusahaan sulit membedakan secara spesifik antara tujuan dan misi. Sangat sulit untuk mendefinisikan secara jelas tujuan atau misi yang diperlukan dalam usaha memformulasikan obyek yang direncanakan. Beberapa pebisnis tidak pernah menentukan secara jelas apa tujuan dan misi bisnis atau organisasi mereka. Kebanyakan para pebisnis kesulitan untuk menjawab pertanyaan, kita mempunyai bisnis apa dan apa yang seharus nya kita lakukan

Pendekatan – pendekatan yang benar sangat diperlukan, pertama mereka menentukan siapakah pelanggan mereka dan apa harapan mereka ? Dasar dari obyek adalah menyelesaikan aktivitas, pada sasaran yang tepat, pencapaian gol dan penyelesaian misi.

2. Obyek atau Gol

Obyek tidak hanya penentuan dari titik akhir perencanaan, tetapi juga tujuan akhir dari pengorganisasian, staff, kepemimpinan dan pengontrolan. Obyek perusahaan mendasari obyek dari rencana firma, departement mungkin juga memiliki obyek. Gol yang mereka capai secara alami harus memberikan kontribusi kepada obyek perusahaan, akan tetapi gol antara perusahaan dan departemen mungkin berbeda.

3. Strategi

Strategi seringkali merupakan program umum dari aksi dan berimplikasi terhadap penekanan dan sumber daya untuk mencapai obyek. Antoni mengartikannya sebagai proses memutuskan / menentukan obyek dari sebuah organisasi, pada perubahan terhadap beberapa obyek, pada sumber daya untuk mencapai obyek dan pada kebijakan yang digunakan sebagai perintah, menggunakan dan memindahkan sumber daya. Chandler mengartikan strategi sebagai determinasi daripada dasar jangka panjang gol dan obyek perusahaan, serta mengadopsi kursus – kursus aksi dan penempatan dari sumber daya yang diperlukan untuk mencapai gol.

Tujuan dari strategi adalah menentukan dan mengkomunikasikan, melalui sistem – sistem tentang tujuan yang utama dari obyek dan kebijakan. Mereka tidak menentukan garis batasan yang jelas bagaimana perusahaan mencapai obyek. Tetapi mereka memberikan gambaran kerja yang jelas sebagai pemandu perusahaan untuk berpikir dan beraksi. Gambaran ini sangat digunakan dalam pelaksanaan dan penting untuk memandu rencana yang dilakukan.

4. Kebijakan

adalah suatu aturan tertulis hasil keputusan formal organisasi,yang mengatur nilai perilaku seluruh komponan dalam organisasi.

Didalam kebijakan sering terjadi kesalahpahaman,oleh karena itu,harus dibuat proses manajemen yang menarik.

Contohnya

1.memberikan penyediaan.

2.hiburan.

3.bekerja diluar lap.

4.penghargaan.

Tahapan kebijakan agar menjadi sukses yakni melalui:

Presiden(pimpinan) Lingkup kekuasaan presiden Lingkup manajer

5. Prosedur

adalah rencana yang digunakan sebagai metode untuk aktivitas yangakan dilakukan kedepannya.

6. Peraturan

adalah rencana yang digunakan untuk melengkapi aksi/tindakan seperti rencana lain,pilihan dari alternatif lain.aturan seharusnya dibuat dengan hati-hati untuk menjalankan kebijakan dan aturan tersebut bersifat mengikat untuk mencapai suatu tata nilai baru.

7. Program-program

Program-program adalah tujuan yang rumit, mengawasi,cara-cara,peraturan,memberikan tugas,langkah-langkah yang dilakukan,respek untuk bekerja, dan kebutuhan elemen lain untuk mendapatkan jalan keluar dari tindakan.

Jarang ditemukan program dari banyak kepentingan usaha direncanakan berada pada dirinya sendiri.Ini biasanya sebuah bagian sistem komplek dari program-program, bergantung diatas dan mempengaruhi yang lainnya. Saling ketergantungan ini dari bagian-bagian membuat perencanaan sangat sulit. Hasil dari kemiskinan atau diantara program ketrgantungan jarang dipisahkan, untuk rencana yaitu sama kuat atau menyambung yang lemah.Perencanaan kordinasi memaksa luar biasa cepat keahlian managerial.Ini sesungguhnya penerapan paling susah yang memaksa dari sistem pemikiran dan tindakan.

8. Anggaran Belanja/dana

Anggaran belanja sebagai perencanaan adalah sebuah pernyataan yang dinantikan,hasil diutamakan pada hubungan-hubungan menurut angka.

Perencanaan anggaran belanja sangat mempertimbangkan pada kecermatan,batas dari rincian dan cara-cara membangun anggaran belanja. Banyak anggaran belanja membuat berbeda dengan level-level kemungkinan dari pengeluaran perusahaan,ini disebut anggaran belanja “faktor tak tetap” atau “mudah dibengkokkan”.